Google Sheet đã trở thành công cụ không thể thiếu trong công việc và học tập, cho phép chúng ta tạo bảng tính, lưu trữ dữ liệu và chia sẻ dễ dàng. Tuy nhiên, việc chia sẻ cũng tiềm ẩn rủi ro về bảo mật thông tin. Hiểu được điều đó, Google Sheet cung cấp tính năng khóa sheet, giúp bạn kiểm soát quyền truy cập và chỉnh sửa dữ liệu.
Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết cách khóa 1 hoặc nhiều ô, thậm chí là toàn bộ sheet trong Google Sheet.
I. Khóa 1 hoặc Nhiều Ô Trong Google Sheet
1. Hướng dẫn nhanh:
- Bôi đen ô hoặc các ô cần khóa.
- Chọn Dữ liệu trên thanh công cụ > chọn Trang tính và dải ô được bảo vệ.
- Nhập mô tả và nhấn vào ô Đặt Quyền.
- Chọn Giới hạn người có thể chỉnh sửa phạm vi này > nhấp vào menu thả xuống > chọn Tùy chỉnh.
- Tích dấu ✓ để cấp phép cho những người được quyền chỉnh sửa và nhấn Đã xong để hoàn tất.
2. Hướng dẫn chi tiết:
Bước 1: Chọn ô hoặc các ô bạn muốn khóa bằng cách bôi đen.
Bước 2: Trên thanh công cụ, chọn Dữ liệu > Trang tính và dải ô được bảo vệ.
Bước 3: Nhập mô tả ngắn gọn về khu vực bạn muốn bảo vệ và nhấn vào Đặt Quyền.
Bước 4: Trong hộp thoại hiện ra, chọn Giới hạn người có thể chỉnh sửa phạm vi này > nhấp vào menu thả xuống > chọn Tùy chỉnh.
Bước 5: Tích dấu ✓ để cấp phép chỉnh sửa cho những người bạn muốn và nhấn Đã xong để hoàn tất.
II. Khóa Toàn Bộ Trang Tính (Sheet)
1. Hướng dẫn nhanh:
- Mở trang tính muốn khóa.
- Chọn Dữ liệu trên thanh công cụ > chọn Trang tính và dải ô được bảo vệ.
- Chọn tab Trang tính > chọn trang tính muốn khóa > chọn Đặt quyền.
- Chọn Giới hạn người có thể chỉnh sửa phạm vi này > nhấp vào menu thả xuống > chọn Tùy chỉnh.
- Tích dấu ✓ để cấp phép cho những người được quyền chỉnh sửa và nhấn Đã xong để hoàn tất.
2. Hướng dẫn chi tiết:
Bước 1: Mở trang tính bạn muốn khóa.
Bước 2: Trên thanh công cụ, chọn Dữ liệu > Trang tính và dải ô được bảo vệ.
Bước 3: Chọn tab Trang tính, sau đó chọn trang tính cần khóa và chọn Đặt quyền.
Bước 4: Tương tự như cách khóa ô, bạn chọn Giới hạn người có thể chỉnh sửa phạm vi này > Tùy chỉnh và cấp quyền cho những người mong muốn.
Bước 5: Nhấn Đã xong để hoàn tất.
III. Đặt Hiển Thị Cảnh Báo Khi Chỉnh Sửa Nội Dung
Bạn muốn cho phép người khác chỉnh sửa nội dung, nhưng vẫn muốn nhắc nhở họ trước khi thực hiện thay đổi? Tính năng hiển thị cảnh báo sẽ giúp bạn làm điều đó.
1. Hướng dẫn nhanh:
- Bôi đen ô hoặc các ô muốn đặt hiển thị cảnh báo, sau đó chọn Dữ Liệu > Chọn Trang tính và dải ô được bảo vệ.
- Nhập mô tả và chọn Đặt Quyền.
- Chọn Hiển thị cảnh báo khi chỉnh sửa phạm vi này sau đó chọn Đã xong.
2. Hướng dẫn chi tiết:
Bước 1: Bôi đen ô hoặc các ô bạn muốn đặt cảnh báo.
Bước 2: Chọn Dữ liệu > Trang tính và dải ô được bảo vệ.
Bước 3: Nhập mô tả (ví dụ: “Bạn có chắc chắn muốn thay đổi nội dung này?”) và chọn Đặt Quyền.
Bước 4: Chọn Hiển thị cảnh báo khi chỉnh sửa phạm vi này và nhấn Đã xong.
IV. Thêm Ô Ngoại Lệ Khi Khóa Toàn Trang Tính
Trong trường hợp bạn đã khóa toàn bộ trang tính nhưng muốn cho phép chỉnh sửa một số ô nhất định, bạn có thể làm theo hướng dẫn sau:
1. Hướng dẫn nhanh:
- Vào Dữ Liệu > chọn Trang tính và dải ô được bảo vệ.
- Chọn trang tính mà bạn muốn khóa và muốn mở 1 số ô.
- Chọn vào ô Ngoại trừ một số ô nhất định, sau đó bạn có thể nhập một ô tính hoặc khối ô tính bạn muốn và nhấn OK.
- Nhấn Đặt quyền > Giới hạn người có thể chỉnh sửa phạm vi này > nhấp vào menu thả xuống > chọn Tùy chỉnh.
- Tích dấu ✓ để cấp phép cho những người được quyền chỉnh sửa và nhấn Đã xong để hoàn tất.
2. Hướng dẫn chi tiết:
Bước 1: Vào Dữ Liệu > chọn Trang tính và dải ô được bảo vệ.
Bước 2: Chọn trang tính bạn muốn quản lý.
Bước 3: Chọn Ngoại trừ một số ô nhất định, sau đó nhập ô hoặc khối ô bạn muốn mở khóa và nhấn OK.
Lưu ý: Bạn có thể thêm nhiều khối ô khác bằng cách nhấn Thêm phạm vi khác.
Bước 4: Chọn Đặt quyền để cài đặt quyền xem và chỉnh sửa cho các ô này.
Bước 5: Tương tự như các bước trước, bạn chọn Giới hạn người có thể chỉnh sửa phạm vi này > Tùy chỉnh và cấp quyền cho những người mong muốn.
Bước 6: Nhấn Đã xong để hoàn tất.
V. Mở Khóa Ô, Nhiều Ô Hoặc Cả Trang Tính
1. Hướng dẫn nhanh:
- Vào Dữ Liệu > chọn Trang tính và dải ô được bảo vệ.
- Chọn trang tính mà bạn muốn mở lại quyền ở khung bên phải màn hình.
- Chọn nút xóa (icon thùng rác) > Nhấn Xóa khi có thông báo để hoàn tất.
2. Hướng dẫn chi tiết:
Bước 1: Vào Dữ Liệu > chọn Trang tính và dải ô được bảo vệ.
Bước 2: Ở khung bên phải màn hình, chọn trang tính (hoặc ô, hoặc nhiều ô) mà bạn muốn mở khóa.
Bước 3: Chọn nút xóa (icon thùng rác).
Bước 4: Xác nhận xóa bỏ khóa bằng cách nhấn Xóa.
Lời kết
Trên đây là hướng dẫn chi tiết cách khóa và mở khóa quyền truy cập sheet trong Google Sheet. Hy vọng bài viết đã mang đến thông tin hữu ích, giúp bạn bảo vệ dữ liệu quan trọng một cách an toàn và hiệu quả.
